با سلام و احترام،
از آنجا که در نیم‌سال جاری نیز شیوع بیماری کرونا مانع تداوم برخی فعالیت‌های آموزشی و پژوهشی دانشگاه‌ها به شیوه حضوری شد، برخی دانشجویان تحصیلات تکمیلی که واحدهای آموزشی خود را گذرانده و در مرحله پژوهشی می‌باشند، تقاضای حذف ترم جاری (اعم از با احتساب یا بدون احتساب در سنوات مجاز) دارند که لازم است علاوه بر ارائه درخواست در پیشخوان خدمت سامانه گلستان، نظر استاد راهنما و گروه آموزشی ایشان در قالب صورتجلسه شورای دانشکده جهت طرح موضوع و تصمیم‌گیری در کمسیون موارد خاص به معاونت محترم دانشجویی دانشگاه ارسال گردد.
مراحل اجرایی بررسی و ارسال درخواست از دانشکده
1- ضرورت دارد با رعایت چارچوب ارائه شده در این نامه، وضعیت تک تک دانشجویان در جلسه شورای گروه توسط استاد محترم راهنما گزارش و پس از بررسی درخواست در قالب صورتجلسه شورای گروه به دانشکده اعلام شود. وجود دلیل روشن برای استاد در چارچوب ارائه شده، و بیان آن توسط ایشان و تأیید یا رد دلیل توسط مدیر گروه و پس از آن در شورای دانشکده ضروری است.
2- شورای دانشکده (متشکل از رئیس و معاونان دانشکده و مدیران گروه) ضمن تشکیل جلسه (در صورت لزوم با مدیر محترم امور پژوهشی)، درخواست‌های دانشجویان را به همراه دلایل و نظرات استاد محترم راهنما و مدیر محترم گروه، بررسی و صورتجلسه را با نامه اداری، تا 28/ 3/ 1400، در قالب جدول زیر به کمیسیون موارد خاص دانشگاه ارجاع خواهند داد.
3- کمیسیون موارد خاص پس از دریافت نامة اداری دانشکده، حاوی جدول کامل شدة فوق، دربارة درخواست دانشجو تصمیم‌گیری نموده و پذیرش یا عدم پذیرش درخواست‌ها را به مدیریت امور آموزشی دانشگاه جهت اقدام و به دانشکده جهت اطلاع، اعلام می‌کند.
چارچوب تصمیم‌گیری
1- استدلال استاد راهنما و مدیر گروه در تأیید یا عدم تأیید درخواست دانشجو، باید با در نظر گرفتن ماهیت فعالیت پژوهشی و شرایط خاص دانشکده از نظر آزمایشگاه‌ها، کتابخانه و سایر امکانات پژوهشی، صورت گیرد.
2- اساتید محترم راهنما در نظر داشته باشند که حذف ترم دانشجو، منجر به ماندگاری دانشجو در نیم‌سال‌های بعد و تراکم افراد در آزمایشگاه شده و می‌تواند بر اساس دستورالعمل‌های بهداشتی، محدودیت‌هایی را در جذب دانشجوی تحصیلات تکمیلی در نیم‌سال‌های آتی برای ایشان ایجاد نماید.
3- دفاع دانشجو در نیم‌سالی که درخواست حذف ترم بدون احتساب در سنوات آن را داشته است، امکان‌پذیر نیست.
4- با توجه به در اختیار بودن امکانات مختلف ارتباطی و امکان ارتباط غیرحضوری و البته مؤثر بین دانشجو و استاد راهنما، پایان‌نامه‌هایی که ماهیت نظری و یا محاسباتی دارند، درمرحله تدوین نتایج هستند یا منتظر پذیرش برونداد نهایی بوده‌اند، واجد شرایط حذف ترم بدون احتساب در سنوات نمی‌باشند.
5- درخواست حذف ترم تنها در سنوات مجاز تحصیل دانشجو (تا نیم‌سال دهم دکتری و تا نیم‌سال ششم ارشد) قابل بررسی است.
